Kosten begroten

Bij veel subsidies vragen we om een begroting en dekkingsplan. In de begroting zet u de geschatte kosten van uw project of activiteit. In het dekkingsplan laat u zien welke inkomsten u verwacht. Samen moeten deze sluitend zijn. Dit betekent dat de inkomsten net zo hoog moeten zijn als de kosten.

Vragen over begroting in aanvraagformulier

In het aanvraagformulier vindt u in het onderdeel financiële gegevens vragen over de begroting. Deze verschillen per subsidie. Soms vragen we u om alleen een begroting als bijlage toe te voegen. In de handleiding Indienen subsidieaanvraag (PDF 1,6 MB) ziet u welke vragen er mogelijk zijn.   

Waarvoor krijgt u subsidie?

In de begroting neemt u alleen de kosten op waar u subsidie voor kunt krijgen. In onderstaande tabel leest u welke kosten subsidiabel zijn en welke niet.

Subsidiabele kosten Niet-subsidiabele kosten
in de subsidieregeling staat dat u voor deze kosten subsidie kunt krijgen kosten voor het opstellen van de subsidieaanvraag
ze horen bij de activiteit waarvoor u subsidie vraagt kosten die worden gemaakt voordat de aanvraag is ontvangen
het zijn kosten van derden die horen bij de activiteiten die in de subsidieperiode zijn uitgevoerd verrekenbare of compensabele belastingen, heffingen en lasten
u ontvangt geen andere subsidie van provincie Gelderland voor dezelfde activiteit kosten van rente, bankdiensten, financieringen, gerechtelijke procedures, provinciale leges, boetes en sancties
uit het dekkingsplan blijkt dat u de kosten kunt financieren, onder andere met hulp van de gevraagde subsidie legeskosten als de aanvrager een bestuursorgaan is
  kosten om te voldoen aan wettelijke verplichtingen of gangbare minimumkwaliteitseisen
  kosten van reguliere werkzaamheden van de aanvrager
  kosten die buiten de subsidieperiode vallen (uitgezonderd accountantskosten)
  fooien, geschenken, gratificaties en bonussen
  kosten voor representatie, personeelsactiviteiten, overboekingen, annuleringen en outplacementtrajecten
  niet noodzakelijke of buitensporige kosten

Uitzonderingen zijn mogelijk. Lees daarom altijd de tekst van de subsidie in de Regels Ruimte voor Gelderland om na te gaan welke kosten u in de begroting kunt opnemen. 

Verschillende kostensoorten

In een begroting kunt u verschillende soorten kosten opnemen. In het aanvraagformulier ziet u alleen de kostensoorten die voor uw subsidieaanvraag gelden. In onderstaande tabel leest u wat de basis kostensoorten zijn.

Kostensoort Uitleg kostensoort
Kosten personeel niet in loondienst

Voor het berekenen van loonkosten kunt u kiezen uit 3 methoden:

  • vast uurtarief
  • loonkosten plus opslag
  • integrale kostensystematiek (IKS)

Geef in de subsidieaanvraag aan welke methode u gebruikt.

Kosten personeel niet in loondienst Voor deze kosten geldt een vast uurtarief van €35. Het gaat hier om de inzet van personeel waarvan het loon niet in een arbeidscontract is vastgelegd. Bijvoorbeeld het loon van een directeur-grootaandeelhouder van een bedrijf of een ZZP’er die zelf subsidie aanvraagt. De inzet van ingehuurde ZZP’ers valt hier niet onder. Vermeld die kosten bij ‘diensten derden’.
Reis- en verblijfskosten Kosten voor reis- en verblijfskosten zijn subsidiabel als ze noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van projectactiviteiten. Voor een reis per auto geldt een maximale vergoeding van € 0,19 per kilometer. Kosten voor woon-werkverkeer en normale dienstreizen komen niet voor subsidie in aanmerking.
Kosten inzet vrijwilligers De kosten van een vrijwilliger zijn beperkt tot een maximum van €5 per uur, alles daarboven is niet-subsidiabel. Hierbij geldt een maximum van €170 per maand en maximaal €1.700 per jaar.
Kosten diensten derden Dit zijn kosten voor geleverde diensten of de inhuur van personeel die u maakt voor de activiteit waarvoor u subsidie aanvraagt. U moet hiervoor rekeningen kunnen laten zien.
Kosten materialen Materialen die u nodig heeft voor uw project of activiteit en de bijbehorende kosten kunt u opnemen in de begroting.
Kosten apparatuur De kosten voor apparatuur komen in aanmerking voor subsidie voor de periode dat de apparatuur gebruikt wordt. Bereken deze kosten door het werkelijke gebruik van de apparatuur voor uw project te vermenigvuldigen met het machine-uurtarief.  In het aanvraagformulier worden deze kosten automatisch berekend. Denk aan kosten voor medische apparatuur, geluidsapparatuur, videoapparatuur, pc, digitale camera, printer, zaagmachine.
Kosten onroerend goed zaken Deze kosten voor onroerende zaken (grond of panden) neemt u op in de begroting, als deze nodig zijn voor de uitvoering van uw project of activiteit.
Overige kosten Subsidiabele kosten die u niet ergens anders kunt onderbrengen, vermeldt u onder deze kostenpost.