Project- en managementondersteuner

Wat ga je doen?
Als project- en managementondersteuner ben jij de spil in de organisatie: je beheert proactief de agenda en mailbox van de teammanager en regelt zelfstandig complexe (bestuurlijke) overleggen waarbij meerdere organisaties betrokken zijn. Daarnaast ondersteun je het hele team Gezonde & Veilige Leefomgeving én de verschillende subteams, zodat zij soepel en efficiënt kunnen werken. Hierbij ben je verantwoordelijk voor de volgende taken:

• In afstemming met het team plannen en organiseren van interne, externe en online bijeenkomsten zoals overleggen, congressen, evenementen, teamdagen, teamuitjes, etc. Je stemt dit waar nodig af met partners en opdrachtnemers
• Je regelt in- of externe vergaderlocaties, bereid bijeenkomsten voor en zorgt dat deze soepel verlopen.
• Je regelt en plant afspraken voor alle teamleden, zodat hun agenda’s optimaal op elkaar aansluiten. Dankzij jouw overzicht en flexibiliteit verloopt het plannen van overleggen efficiënt en soepel.
• Je organiseert en bewaakt het teamoverleg: van agenda tot actielijst, alles loopt via jou.
• Ook de regieteams kunnen op jou rekenen voor een vlekkeloze planning en opvolging van acties.
• Je beheert de DIS-postbus en zorgt dat belangrijke communicatie snel en correct wordt opgepakt.
• Daarnaast houd je overzicht op de postbus van het team Gezonde & Veilige Leefomgeving.
• Je ondersteunt het team bij een correcte en wettelijke dossiervorming, onder andere in DocBase en op de SharePoint-site.
• Als aanspreekpunt van het Platform Gezonde & Veilige Leefomgeving ben jij het verbindende gezicht naar buiten.
• Ondersteuning op financieel-administratief gebied door het correct invoeren en afhandelen van inkooporders en facturen in UBW.
• Teammanagers praktisch ondersteunen tijdens werving en selectieprocedures zoals het plannen van de afspraken en zorgen voor een goede inwerkperiode van nieuwe collega’s.
• Actueel houden van de SharePoint-website van het team. Dit doe je samen met collega’s.
• Waar nodig noteren en bewaken van werkafspraken en -processen. Je signaleert eventuele problemen en draagt waar mogelijk bij aan oplossingen.
• Coördinatie één-loket-functie: jij zorgt dat vragen die hier binnenkomen op tijd beantwoord worden.
• Je houdt de vakantieplanning van het team nauwkeurig bij, zodat de bezetting altijd goed op elkaar is afgestemd.

Je werkt in principe zelfstandig, maar onderhoudt goede contacten met de ondersteuners van de subteams. Jullie stemmen werkzaamheden onderling af en ondersteunen elkaar bij pieken in de werkdruk. Je vervangt ondersteuners wanneer nodig en hebt regelmatig contact met externe partners.

Wie zijn wij?
Samen werken aan een gezonde en veilige leefomgeving voor iedereen in Gelderland.
Of je nu woont, werkt of op bezoek bent in onze provincie, een gezonde en veilige leefomgeving is essentieel. Bij de provincie Gelderland dragen we daar allemaal aan bij, direct of indirect. Binnen het programma Gezonde & Veilige Leefomgeving (GVL) zetten onze collega’s zich hier elke dag actief voor in.

Onze ambitie? Een leefomgeving waarin je gezond kunt wonen, zonder ziek te worden door verontreiniging of hinder. We streven naar minder overlast, meer leefkwaliteit en een omgeving die bijdraagt aan een lang en gezond leven. Dit doen we door minstens te voldoen aan de wettelijke normen voor luchtkwaliteit, geur, geluid en bodem. Daarnaast zetten we stevig in op thema’s als luchtvaart en externe veiligheid, met oog voor duurzaamheid. Waar het kan, verlagen we de druk op de leefomgeving – via beleid, regels en concrete acties die verschil maken. Onderkant formulier

Wat bieden wij jou?
Bij provincie Gelderland krijg je de kans om te werken bij een organisatie die zich actief inzet voor jouw ontwikkeling en werkplezier. Voor de functie van project- en managementondersteuner bieden wij uitstekende arbeidsvoorwaarden, waaronder: 

• Salaris: een bruto maandsalaris van minimaal €2.708,- en maximaal €3.794,- (salarisschaal 7), afhankelijk van jouw opleiding en ervaring (voor een 36-urige werkweek).
• Individueel Keuze Budget (IKB): 22% van je jaarsalaris, inclusief vakantiegeld (8%) en een structurele eindejaarsuitkering (8,3%). Jij hebt de vrijheid om te kiezen: laat je een deel uitbetalen of koop je extra verlof? Zo kun je jouw arbeidsvoorwaarden volledig afstemmen op je persoonlijke wensen en behoeften.
• Vakantie en verlof: 4 weken vakantie per jaar, met de mogelijkheid om extra verlof op te bouwen.
• Persoonlijk Budget Duurzame Inzetbaarheid (PBDI): €6.000,-. Dit budget kun je inzetten voor ontwikkeling en duurzame inzetbaarheid.
• Gezondheidsbudget: €300,- per jaar om jouw vitaliteit te ondersteunen. 

De functie is voor de duur van één jaar, met zicht op een langdurig dienstverband. 

Lees meer over wat wij te bieden hebben als werkgever.

Wie zoeken wij?
Je hebt een proactieve werkhouding en denkt actief mee. Je werkt graag zelfstandig, maar kunt ook goed in teamverband functioneren. Stressbestendigheid en overzicht houden zijn eigenschappen die jou kenmerken. Organiseren en regelen doe je met plezier, vooral in een dynamische werkomgeving en binnen netwerken. Je neemt initiatief, geeft zowel gevraagd als ongevraagd advies en draagt zelf voorstellen aan voor het oppakken van werkzaamheden. Daarnaast draag je bij aan een positieve sfeer in het team. Verder herken je je in de volgende kwaliteiten:

• Mbo+ werk- en denkniveau.
• Aantoonbare relevante werkervaring in een soortgelijke functie.
• Digitaal vaardig, je maakt nieuwe systemen snel eigen.
• Je kunt in ieder geval op dinsdag en vrijdag werken. Op dinsdag is namelijk het hele team aanwezig.

Waar kom je te werken?
Gelderland, de mooiste provincie van Nederland! Elke dag werken we in de grootste provincie van Nederland samen met 1.500 medewerkers om Gelderland mooi, schoon, welvarend en veilig te houden van en voor ons allemaal. We doen dit met veel inzet, motivatie, kennis en kunde en uiteraard samen met allerlei organisaties en partijen. Samen zoeken we telkens naar nieuwe passende oplossingen voor complexe maatschappelijke opgaven zoals bijvoorbeeld energietransitie, woningbouw, mobiliteit, natuur of milieu. Dit maakt ons werk uitdagend, interessant en zinvol. 

Hoe solliciteer je?
Ben jij enthousiast na het lezen van deze vacature? Reageer dan voor 28 juli via de sollicitatiebutton. De sollicitatiegesprekken worden gepland in de week van 4 augustus.

Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) maakt onderdeel uit van de sollicitatieprocedure.

Heb je nog vragen?
Neem voor meer informatie over deze vacature contact op met Liesbeth Rutgers (Ondersteuner), via 06-52802317.

Vragen over je sollicitatie of over het werken bij de provincie Gelderland? Neem dan contact op met Fatana Davoodi (recruiter), via 06 52801068 of via f.davoodi@gelderland.nl.

We horen graag van je!

Inclusiviteit en diversiteit vinden we heel belangrijk. We staan voor een inclusieve organisatie, waarin iedereen zich veilig en thuis voelt, ongeacht afkomst, gender, seksuele oriëntatie, religie, leeftijd, sociaaleconomische achtergrond of afstand tot de arbeidsmarkt. Daarom nodigen we iedereen uit om te solliciteren die zich herkent in het bovenstaande vacatureprofiel.

Meer weten over werken bij provincie Gelderland? Bekijk dan onze website:  https://www.gelderland.nl/themas/organisatie/werken-bij-de-provincie.