Functioneel beheerder DMS/RMA

Zet jij graag jouw expertise in om informatiebeheer toekomstbestendig te maken? In deze rol zorg je voor het optimaal functioneren van onze informatiesystemen en speel je een sleutelrol in de vervanging en implementatie van een nieuwe applicatie. Is je interesse gewekt? Lees dan snel verder!

Wat ga je doen?
Als functioneel beheerder van het document management systeem (DMS)/recordmanagement applicatie (RMA) ben je verantwoordelijk voor het optimaal functioneren van de DMS/RMA binnen de organisatie. Je zorgt ervoor dat deze systemen effectief bijdragen aan een betrouwbare en efficiënte informatiehuishouding en dat informatieprocessen in lijn zijn met de strategische doelstellingen van de organisatie. Hierbij werk je nauw samen met zowel ICT als de verschillende afdelingen binnen de organisatie om te zorgen voor een gestructureerde en veilige opslag, toegang en archivering van documenten en records.

Komend jaar wordt het huidige DMS DocBase aanbesteed. Vanaf september starten we met de implementatie. Als functioneel beheerder neem je deel aan het projectteam. Je hebt een belangrijke rol bij de inrichting van het nieuwe systeem en de migratie van de data. In deze rol ben je verantwoordelijk voor een stabiel en toekomstgericht informatiebeheer. Je werkzaamheden zijn divers en omvatten onder andere het volgende:

Beheer van DMS/RMA: zorgdragen voor het functioneel beheer van het Document Management Systeem/Recordmanagementapplicatie, inclusief het oplossen van storingen, het implementeren van updates en het uitvoeren van gebruikersondersteuning (huidig systeem is DocBase).
Optimalisatie van informatieprocessen: analyseren van de informatiebehoeften binnen de organisatie en deze vertalen naar effectieve en efficiënte informatieprocessen. Dit omvat het optimaliseren van de document- en recordstromen, van aanmaak tot archivering.
Informatiebeheer en -huishouding: waarborgen van een gestructureerde informatiehuishouding in lijn met wet- en regelgeving (bijvoorbeeld AVG, archiefwetgeving) en de interne beleidsrichtlijnen voor informatiebeheer.
Ondersteuning van gebruikers: fungeren als eerste aanspreekpunt voor gebruikers van de DMS/RMA, waarbij je hen ondersteunt bij functionele vragen en verzoeken. Dit doe je zowel op operationeel als strategisch niveau.
Kwaliteitsborging en compliance: zorgen voor de naleving van (interne) standaarden en procedures op het gebied van documentbeheer en recordmanagement. Dit omvat ook het controleren en verbeteren van de documentkwaliteit en integriteit binnen de applicaties.
Begeleiding: het ontwikkelen en meedenken met betrekking tot de juiste omgang met document- en recordmanagementsystemen en het verbeteren van het gebruikersbewustzijn rondom informatiebeheer. Dit samen met de recordmanager, recordbeheerders en Informatie adviseurs.
Rapportage en analyse: het monitoren van gebruik en prestaties van de systemen, het opstellen van rapportages en het adviseren van het management over verbeterpunten en optimalisatiemogelijkheden.
Samenwerking met stakeholders: (pro) actief samenwerken met zowel interne als externe stakeholders om de functionaliteiten van de systemen af te stemmen op de operationele en strategische behoeften van de organisatie.
Koppelingen met andere informatiesystemen: beheren en onderhouden van de integraties tussen het DMS/RMA en andere informatiesystemen binnen de organisatie. Jij zorgt ervoor dat deze systemen naadloos met elkaar communiceren, zodat informatie efficiënt en betrouwbaar kan worden uitgewisseld en beheerd.
Zorgdragen voor systeemintegriteit: het bewaken van de integriteit van gegevens en de juiste werking van koppelingen, met nadruk op de kwaliteit en veiligheid van de informatie die tussen systemen wordt uitgewisseld.
Vervangingstraject DMS/RMA: op dit moment bereiden we een aanbesteding voor waarmee we een nieuw DMS/RMA willen aanschaffen. Vanuit jouw expertise denk je mee wat past bij onze organisatie, visie en doelstellingen.

Wie zijn wij?
Team Documentaire Informatievoorziening (DIV) bestaat uit 36 gedreven professionals met een gedeelde passie voor informatiebeheer. Wij zorgen centraal voor het beheer van alle archiefwaardige informatie binnen de organisatie. Daarbij staan ordening, toegankelijkheid en naleving van wet- en regelgeving centraal en nemen we de organisatie actief mee in deze processen.

Je komt terecht in een betrokken en sociaal team. De sfeer is open, gezellig en laagdrempelig. Samenwerken staat bij ons centraal en we helpen elkaar waar nodig.

Om onze dienstverlening verder te versterken, werken we samen met een externe partner aan een brede kwaliteitsslag. Zo bouwen we samen aan een toekomstbestendig informatiebeheer waarin structuur, betrouwbaarheid en innovatie hand in hand gaan.

Wat bieden wij jou?
Bij provincie Gelderland krijg je de kans om te werken bij een organisatie die zich actief inzet voor jouw ontwikkeling en werkplezier. Voor de functie van functioneel beheerder DMS/RMA bieden wij uitstekende arbeidsvoorwaarden, waaronder:

Salaris: een bruto maandsalaris van minimaal €3.644,- en maximaal €5.133,- (salarisschaal 10), afhankelijk van jouw opleiding en ervaring (voor een 36-urige werkweek).
Individueel Keuze Budget (IKB): 22% van je jaarsalaris, inclusief vakantiegeld (8%) en een structurele eindejaarsuitkering (8,3%). Jij hebt de vrijheid om te kiezen: laat je een deel uitbetalen of koop je extra verlof? Zo kun je jouw arbeidsvoorwaarden volledig afstemmen op je persoonlijke wensen en behoeften.
Vakantie en verlof: 4 weken vakantie per jaar, met de mogelijkheid om extra verlof op te bouwen.
Persoonlijk Budget Duurzame Inzetbaarheid (PBDI): €6.000,-. Dit budget kun je inzetten voor jouw ontwikkeling en duurzame inzetbaarheid.
Gezondheidsbudget: €300,- per jaar om jouw vitaliteit te ondersteunen.

De functie is voor de duur van één jaar, met zicht op een langdurig dienstverband.

Lees meer over wat wij te bieden hebben als werkgever.

Wie zoeken wij?
Jij bent iemand die stevig in je schoenen staat en gemakkelijk het gesprek aangaat. Met jouw open houding en verbindende karakter weet je mensen mee te nemen en bruggen te slaan tussen afdelingen. Je voelt goed aan wat er speelt binnen het team én binnen het vakgebied informatiebeheer. Je houdt moeiteloos overzicht, kunt prioriteiten stellen en bent in staat om werkzaamheden effectief te coördineren. Daarbij werk je graag samen, maar neem je ook zelfstandig initiatief wanneer dat nodig is.

Je bent analytisch sterk, ziet kansen tot verbetering en denkt in oplossingen. Tegelijkertijd kun je complexe informatie helder overbrengen, zowel aan collega’s uit de vakinhoud als aan niet-technische gebruikers. Dankzij jouw sociale en communicatieve vaardigheden weet je mensen te overtuigen én te ondersteunen. Verder herken je jezelf in onderstaande kwaliteiten:

Een afgeronde hbo-opleiding, bijvoorbeeld in de richting van Informatica, Informatie- en Documentbeheer of een vergelijkbare studie.
Aantoonbare ervaring met het beheer en optimalisatie van Document Management Systemen en Recordmanagementapplicaties, bij voorkeur binnen een complexe organisatie.
Grondige kennis van informatiebeheer, inclusief documentbeheer, archivering en compliance met wet- en regelgeving (zoals AVG en de Archiefwet).
Ervaring met het analyseren en verbeteren van informatieprocessen en het vertalen daarvan naar technische en functionele eisen.
Ervaring met het beheren van koppelingen tussen DMS en andere bedrijfsapplicaties (zoals vergunningen- of subsidiesystemen).
Ervaring met vervangingstrajecten van DMS/RMA is een pré.
Kennis van en ervaring met veelgebruikte DMS/RMA-tools zoals SharePoint, OpenText, Documentum of vergelijkbare platforms.

Waar kom je te werken?
Gelderland, de mooiste provincie van Nederland! Elke dag werken we in de grootste provincie van Nederland samen met 1.700 medewerkers om Gelderland mooi, schoon, welvarend en veilig te houden van en voor ons allemaal. We doen dit met veel inzet, motivatie, kennis en kunde en uiteraard samen met allerlei organisaties en partijen. Samen zoeken we telkens naar nieuwe passende oplossingen voor complexe maatschappelijke opgaven zoals bijvoorbeeld energietransitie, woningbouw, mobiliteit, natuur of milieu. Dit maakt ons werk uitdagend, interessant en zinvol.

Hoe solliciteer je?
Ben jij enthousiast na het lezen van deze vacature? Reageer dan uiterlijk voor 9 juni via de sollicitatiebutton. Zodra we een mogelijke match zien, gaan we graag meteen met je in gesprek.

Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) maakt onderdeel uit de sollicitatieprocedure.

Heb je nog vragen?
Neem voor meer informatie over deze vacature contact op met Colette Evers-van Dam (teammanager DIV), via 06-52801974 of c.evers@gelderland.nl.

Vragen over je sollicitatie of over het werken bij de provincie Gelderland? Neem dan contact op met Fatana Davoodi (recruiter), via 0652801068 of via f.davoodi@gelderland.nl.

Inclusiviteit en diversiteit vinden we heel belangrijk. We staan voor een inclusieve organisatie, waarin iedereen zich veilig en thuis voelt, ongeacht afkomst, gender, seksuele oriëntatie, religie, leeftijd, sociaaleconomische achtergrond of afstand tot de arbeidsmarkt. Daarom nodigen we iedereen uit om te solliciteren die zich herkent in het bovenstaande vacatureprofiel.

Meer weten over werken bij provincie Gelderland? Bekijk dan onze website: https://www.gelderland.nl/themas/organisatie/werken-bij-de-provincie.