Aanvraag vaststellen subsidie
Staat er in het besluit over uw subsidie dat u een aanvraag moet indienen om uw subsidie vast te stellen? Doe dit dan uiterlijk binnen 3 maanden nadat uw project is afgerond. Met de aanvraag stuurt u een inhoudelijk verslag mee en zo nodig ook een financieel verslag. Een verklaring van de accountant is meestal nodig als het subsidiebedrag hoger is dan € 125.000.
U dient de aanvraag om de subsidie vast te stellen in via het Subsidieportaal. Daar kunt u ook bijlagen uploaden.
Wij beoordelen de aanvraag. We gaan na welke afspraken zijn gemaakt en welke resultaten er zijn behaald. Daarna stellen we de subsidie vast op een bepaald bedrag.
Accountantsverklaring
Bij subsidies hoger dan € 125.000 is meestal een verklaring van de accountant nodig. Dit staan dan in het besluit over uw subsidie. De eisen die voor een accountsverklaring gelden, leest u in dit protocol voor incidentele subsidies (PDF 340 kB).
Voor boekjaarsubsidies geldt een ander protocol. Als dit voor u geldt, staat dat in het subsidiebesluit vermeld.
Voor een accountantsverklaring geldt altijd dat:
- een registeraccountant of een accountant-administratieconsulent de verklaring opstelt (artikel 393, eerste lid van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek);
- in de controleverklaring en het verslag staat hoe er rekening is gehouden met de subsidievoorwaarden en regelgeving die van toepassing is;
- voor de controleverklaring gebruik wordt gemaakt van de actuele NBA voorbeeldtekst in de Handleiding Regelgeving Accountancy, sectie II hoofdstuk 10.3 (Controleverklaring bij een subsidiedeclaratie in de publieke sector).
Heeft u een project waarin meerdere partijen samenwerken? Een verklaring van de accountant is dan nodig als de totale subsidie hoger is dan € 125.000. Dit geldt ook als de subsidie voor de individuele partijen lager is dan € 125.000. Het totale bedrag aan subsidie is bepalend. Er zijn voor samenwerkende partijen 2 mogelijkheden om een accountantsverklaring aan te leveren:
- Een verklaring voor het totale project (1 accountant doet de controle bij alle partijen) of;
- Elke deelnemer laat een verklaring opstellen. De penvoerder maakt hiervan een geconsolideerd overzicht.
Financiële verklaring
In het verleningsbesluit van uw subsidie staat of u een financiële verklaring met uw verantwoording moet meesturen. U kunt daar dit model Financiële verklaring (PDF 132 kB) voor gebruiken.
Wanneer verantwoorden?
Welke informatie er nodig is om te laten zien hoe uw subsidie is besteed, hangt meestal af van de hoogte van een subsidie. In het besluit op uw subsidie staat wat wij precies van u verwachten. Bij subsidies tot en met € 25.000 ontvangt u de subsidie meestal meteen én stellen we deze direct vast. U hoeft dan verder geen informatie aan te leveren. Wel kan deze subsidie in een steekproefcontrole vallen.
Als u via het Subsdieportaal een aanvraag tot vaststellen doet, ziet u daarbij ook welke documenten u in uw situatie moet uploaden.
