Subsidies rapporteren en vaststellen

Als u subsidie van ons ontvangt, brengt dit ook verplichtingen met zich mee. Is uw project klaar of zijn de activiteiten afgerond? Dan moet u vaak een aanvraag tot het vaststellen van de subsidie indienen. Zo kunnen wij de subsidie definitief vaststellen.

Verleningsbesluit

De verplichtingen die bij een subsidie horen, staan omschreven in het verleningsbesluit. Naast het indienen van de aanvraag om de subsidie vast te stellen, vragen we soms om een tussentijdse rapportage over de voortgang van een project. Hoe vaak en in welke vorm we een verantwoording verwachten, leest u in het verleningsbesluit. De vorm waarin u tussentijdse rapportage of eindrapportage indient, is vrij. Er zijn wel model-formats beschikbaar. Deze formats voor een tussenrapportage of eindrapportage kunt u als voorbeeld gebruiken. 

Dien uw rapportage(s) op tijd in

 Staat er in het verleningsbesluit van uw subsidie dat u een tussentijdse of eindrapportage moet indienen? Doe dit dan binnen de termijn die daarvoor staat. Voor de meeste subsidies ontvangt u hiervoor een attendering van ons via e-mail met een verwijzing naar het Subsidieportaal waar een bericht voor u klaar staat. Het is uw belang om op tijd op deze berichten te reageren. U dient de rapportages in via het Subsidieportaal. Komt u deze verplichting niet na, dan heeft dit in principe een verlaging van uw subsidie tot gevolg. Op deze pagina vindt u hierover meer informatie en ook een overzicht van de verlagingspercentages die we toepassen.   

Verantwoording

De hoogte van een subsidie bepaalt in de meeste gevallen welke soort verantwoording wij verwachten. Het overzicht hieronder is een richtlijn en geldt niet altijd. Per subsidie zijn verschillen mogelijk. In het verleningsbesluit staat wat wij van u verwachten.  

Verleningsbesluit model-formats

Richtlijn verantwoordingsverplichting

Hoogte subsidieInhoudelijke verantwoordingFinanciële verantwoording
Subsidies tot en met €25.000Alleen steekproefsgewijsAlleen steekproefsgewijs
Subsidies tussen €25.000 tot €125.000In alle gevallenAlleen steekproefsgewijs
Subsidies vanaf €125.000In alle gevallenIn alle gevallen
Hoogte subsidie
Subsidies tot en met €25.000
Inhoudelijke verantwoording
Alleen steekproefsgewijs
Financiële verantwoording
Alleen steekproefsgewijs
Hoogte subsidie
Subsidies tussen €25.000 tot €125.000
Inhoudelijke verantwoording
In alle gevallen
Financiële verantwoording
Alleen steekproefsgewijs
Hoogte subsidie
Subsidies vanaf €125.000
Inhoudelijke verantwoording
In alle gevallen
Financiële verantwoording
In alle gevallen

Aanvraag tot vaststellen

Staat er in uw verleningsbesluit dat u een aanvraag moet indienen om uw subsidie vast te stellen? Dan verwachten we deze aanvraag uiterlijk binnen 3 maanden nadat uw project is afgerond. Met de aanvraag stuurt u een inhoudelijk verslag mee en zo nodig ook een financieel verslag. U dient de aanvraag in via het Subsidieportaal.

Wij beoordelen de aanvraag. Daarna stellen we de subsidie vast op een bepaald bedrag. Bij de beoordeling telt welke afspraken zijn gemaakt en welke resultaten er zijn behaald. Bij subsidies onder de € 25.000 verlenen we de subsidie meestal meteen én stellen we deze vast. U hoeft dan geen aanvraag tot vaststellen in te dienen.

Financiële verklaring

In het verleningsbesluit van uw subsidie staat vermeld of u een financiële verklaring met uw verantwoording moet meesturen. U kunt daar dit model Financiële verklaring (PDF 132 kB) voor gebruiken. 

Accountantsverklaring 

Voor subsidies die voor 1 januari 2012 zijn verleend, is een accountantsverklaring nodig als het subsidiebedrag hoger is dan € 25.000. Als de subsidie is verleend na 1 januari 2012 is een accountantsverklaring alleen nodig als het subsidiebedrag hoger is dan € 125.000. 

Voor projecten met een samenwerkingsverband is een accountsverklaring nodig als het totale subsidiebedrag hoger is dan € 125.000. Dit geldt ook als de subsidie voor de individuele partijen die meedoen lager is dan € 125.000. Het totale subsidiebedrag is bepalend. Er zijn voor een samenwerkingsverband 2 mogelijkheden om een accountsverklaring aan te leveren:

  1. Een accountantsverklaring voor het totale project (1 accountant doet de controle bij alle partijen) of;
  2. Elke deelnemer laat een accountantsverklaring opstellen. De penvoerder maakt hiervan een geconsolideerd overzicht. 

Lees meer over de eisen van de accountsverklaringen in de accountantsprotocollen van incidentele subsidies (PDF 340 kB) en boekjaar subsidies (PDF 320 KB).

Subsidieportaal

Als we van u een tussentijdse rapportage of een aanvraag tot het vaststellen van de subsidie verwachten, dan dient u deze online in via het Subsidieportaal. Volg daarvoor deze stappen:

  • Log in op het Subsidieportaal. Onder ‘Mijn subsidies’ vindt u een overzicht van subsidies die aan u zijn verleend.
  • Selecteer onder ‘Mijn verleende subsidies’ uw subsidie en kies de actie ‘vaststellen’ of ‘rapporteren.’ U komt in een formulier waarin u uw verantwoording en eventuele bijlagen kunt uploaden.
  • Als u na het indienen onder ‘Mijn subsidies’ de naam van uw subsidie aanklikt, vindt u in een detailoverzicht onder ‘historie’ uw verantwoording terug.

Meer informatie

Uw subsidie stap voor stap

In de video hiernaast ziet u hoe u subsidie aanvraagt en wat er daarna gebeurt.

Heeft u vragen?

Stel uw vraag via het vragenformulier. Of bel ons op nummer: 026 359 9999.