Kosten begroten

Bij veel subsidies vragen we om een begroting en dekkingsplan. In de begroting zet u de geschatte kosten van uw project of activiteit. In het dekkingsplan laat u zien welke inkomsten u verwacht. Samen moeten deze sluitend zijn. Dit betekent dat de inkomsten net zo hoog moeten zijn als de kosten.

Begroting

In het aanvraagformulier vindt u in het onderdeel financiële gegevens vragen over de begroting en soms ook over een uitgavenplanning. Dit verschilt per subsidie. Soms vragen we u om alleen een begroting als bijlage toe te voegen. Bij projecten met een langere looptijd dan 1 jaar en een subsidiebedrag vanaf € 2,5 miljoen vragen we ook altijd om een uitgavenplanning. Loop altijd eerst het aanvraagformulier door om te zien welke vragen u kunt verwachten over de begroting en een eventuele uitgavenplanning. Dit doet u door willekeurige bedragen in het formulier in te vullen.

In de begroting neemt u alleen de kosten op waar u subsidie voor kunt krijgen. In onderstaande tabel leest u welke kosten subsidiabel zijn en welke niet. 

Uitzonderingen zijn mogelijk. Lees daarom altijd de tekst van de subsidie in de Regels Ruimte voor Gelderland om na te gaan welke kosten u in de begroting kunt opnemen. 

Waarvoor krijgt u subsidie?

Subsidiabele kostenNiet-subsidiabele kosten

in de subsidieregeling staat dat u voor deze kosten subsidie kunt krijgen

kosten voor het opstellen van de subsidieaanvraag

ze horen bij de activiteit waarvoor u subsidie vraagt

kosten die worden gemaakt voordat de aanvraag is ontvangen

het zijn kosten van derden die horen bij de activiteiten die in de subsidieperiode zijn uitgevoerd

verrekenbare of compensabele belastingen, heffingen en lasten

u ontvangt geen andere subsidie van provincie Gelderland voor dezelfde activiteit

kosten van rente, bankdiensten, financieringen, gerechtelijke procedures, provinciale leges, boetes en sancties

uit het dekkingsplan blijkt dat u de kosten kunt financieren, onder andere met hulp van de gevraagde subsidie

legeskosten als de aanvrager een bestuursorgaan is

In een begroting kunt u verschillende soorten kosten opnemen. In het aanvraagformulier ziet u alleen de kostensoorten die voor uw subsidieaanvraag gelden. In onderstaande tabel leest u wat de basis kostensoorten zijn.

Verschillende kostensoorten

KostensoortUitleg kostensoort

Kosten personeel in loondienst

Voor het berekenen van loonkosten kunt u kiezen uit 3 methoden:

  • vast uurtarief
  • loonkosten plus opslag
  • integrale kostensystematiek (IKS)

Geef in de subsidieaanvraag aan welke methode u gebruikt.

Kosten personeel niet in loondienst

Voor deze kosten geldt een vast uurtarief van € 35. Het gaat hier om de inzet van personeel waarvan het loon niet in een arbeidscontract is vastgelegd. Bijvoorbeeld het loon van een directeur-grootaandeelhouder van een bedrijf of een ZZP’er die zelf subsidie aanvraagt. De inzet van ingehuurde ZZP’ers valt hier niet onder. Vermeld die kosten bij ‘diensten derden’.

Reis- en verblijfskosten

Kosten voor reis- en verblijfskosten zijn subsidiabel als ze noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van projectactiviteiten. Voor een reis per auto geldt een maximale vergoeding van € 0,19 per kilometer. Kosten voor woon-werkverkeer en normale dienstreizen komen niet voor subsidie in aanmerking.

Kosten inzet vrijwilligers

De kosten van een vrijwilliger zijn beperkt tot een maximum van € 5 per uur, alles daarboven is niet-subsidiabel. Hierbij geldt een maximum van € 170 per maand en maximaal € 1.700 per jaar.

Kosten diensten derden

Dit zijn kosten voor geleverde diensten of de inhuur van personeel die u maakt voor de activiteit waarvoor u subsidie aanvraagt. U moet hiervoor rekeningen kunnen laten zien.

Kosten materialen

Materialen die u nodig heeft voor uw project of activiteit en de bijbehorende kosten kunt u opnemen in de begroting.

Kosten apparatuur

De kosten voor apparatuur komen in aanmerking voor subsidie voor de periode dat de apparatuur gebruikt wordt. Bereken deze kosten door het werkelijke gebruik van de apparatuur voor uw project te vermenigvuldigen met het machine-uurtarief.  In het aanvraagformulier worden deze kosten automatisch berekend. Denk aan kosten voor medische apparatuur, geluidsapparatuur, videoapparatuur, pc, digitale camera, printer, zaagmachine.

Kosten onroerend goed zaken

Deze kosten voor onroerende zaken (grond of panden) neemt u op in de begroting, als deze nodig zijn voor de uitvoering van uw project of activiteit.

Overige kosten

Subsidiabele kosten die u niet ergens anders kunt onderbrengen, vermeldt u onder deze kostenpost.

Uw subsidie stap voor stap

In de video hiernaast ziet u hoe u subsidie aanvraagt en wat er daarna gebeurt.

Heeft u vragen?

Stel uw vraag via het vragenformulier. Of bel ons op nummer: 026 359 9999.