Verantwoording POP3-subsidies

Wijzigt uw project tijdens de uitvoering? En voldoet het daarmee niet meer helemaal aan de verleningsbeschikking? Dan kan dit gevolgen hebben voor uw subsidie. We kunnen de subsidie naar beneden bijstellen of zelfs intrekken. Geef iedere wijziging daarom direct door.

Begint uw zaaknummer met GD (bijvoorbeeld GD-00123), dan dient u uw wijzigingsverzoek in via de webportal POP3. U beantwoordt daar een paar vragen en u kunt eventueel bijlagen toevoegen.

Bestaat uw zaaknummer alleen uit getallen (bijvoorbeeld 17713000007), dan dient u uw wijzigingsverzoek per e-mail in via POP3@gelderland.nl. Gebruik hiervoor het formulier Meldingen (Word 115 kB). 

U ontvangt (schriftelijk) bericht of we akkoord gaan met uw wijzigingsverzoek. We gaan in elk geval niet akkoord met een wijzigingsverzoek als: 

• u door de wijziging geen recht meer heeft op subsidie;
• u door de wijziging niet meer voldoet aan de minimale selectiecriteria om voor subsidie in aanmerking te komen;
• de wijziging zou leiden tot een lagere plaats op de prioriteitenlijst dan de plaats waarop het subsidieplafond is bereikt.

Als u voor uw project kosten heeft gemaakt en betaald, kunt u een verzoek voor deelbetaling indienen. Bij een deelbetaling moet het betaalverzoek gaan om minimaal 25% van de subsidie, of om ten minste € 50.000. Als uw project helemaal is afgerond, dient u een verzoek tot vaststelling van de subsidie in.

Begint uw zaaknummer met GD (bijvoorbeeld GD-00123), dan dient u uw betaalverzoek in via de webportal POP3.

Bestaat uw zaaknummer alleen uit getallen (bijvoorbeeld 17713000007) dan dient u uw betaalverzoek in via Mijn RVO.

Een compleet betaalverzoek handelen we binnen 13 weken na aanvraag af. Deze termijn stellen we uit als het betaalverzoek niet compleet is en we aanvullende informatie opvragen.

Bij een betaalverzoek via de webportal POP3 beantwoordt u een aantal vragen in de webportal over het verloop van het project (dit is het voortgangsverslag of eindverslag). U voegt de volgende documenten toe: 

• Facturen, betaalbewijzen en de bijbehorende offertes en opdrachtbevestigingen.
• Als u kosten voor personeel, vrijwilligers of eigen arbeid heeft gemaakt: de getekende urenregistraties (Excel 74 kB). 
• Als u personeelskosten heeft waarbij een medewerker een vast deel van zijn werktijd aan het project heeft gewerkt, dan kunt u een werkgeversverklaring indienen in plaats van urenregistraties.
• Als u personeelskosten heeft gemaakt: de loonstroken en/of verzamelloonstaat van de betreffende medewerkers van de periode waarin aan het project gewerkt is.
• Onderbouwing van de redelijkheid van kosten (marktconformiteit). Denkt u hierbij aan meerdere offertes of taxatierapporten.
• Als u aanbestedingsplichtig bent: het volledige aanbestedingsdossier.
• Documenten waaruit blijkt dat aan de communicatieverplichtingen is voldaan, zoals flyers, nieuwsbrieven, foto’s van een projectbord of verwijzing naar een website.
• Onderbouwing van de afschrijvingen (indien van toepassing).
• Onderbouwing van de netto-inkomsten (indien van toepassing).
• Overige verplichte bijlagen zoals vermeld in de verleningsbeschikking.

Meer informatie over wat u mee moet sturen met uw betaalverzoek vindt u in de checklist bijlagen bij betaalverzoek (PDF 116 kB) of de checklist indienen aanvraag tot vaststelling (PDF 172 kB).

Bij een betaalverzoek via Mijn RVO voegt u de volgende documenten als pdf-bestand toe:

• Voortgangsrapportage (Word 143 kB) bij een deelbetaling of een Inhoudelijk en financieel eindverslag (Word 24 kB) bij een vaststelling
• Een van de onderstaande facturenoverzichten. Deze mailt u ook als Excel-bestand naar pop3@gelderland.nl
  • Facturenoverzicht POP3 Fysieke investeringen voor innovatie en modernisering (Excel 147 kB)
  • Facturenoverzicht POP3 Investeringen in infrastructuur (Excel 145 kB)
  • Facturenoverzicht POP3 Niet productieve investeringen water (Excel 145 kB)
  • Facturenoverzicht POP3 Niet productieve investeringen BNLH en PAS (Excel 146 kB)
  • Facturenoverzicht POP3 Samenwerking voor innovaties (Excel 147 kB)
  • Facturenoverzicht POP3 Trainingen, workshops, ondernemerscoaching en demonstraties (Excel 144 kB)
  • Facturenoverzicht POP3 Uitvoering van LEADER-projecten (Excel 146 kB)
  • Facturenoverzicht POP3 Lokale Actie Groepen (LAG) (Excel 144 kB)
• Facturen, betaalbewijzen en de bijbehorende offertes en opdrachtbevestigingen.
• Als u kosten voor personeel, vrijwilligers of eigen arbeid heeft gemaakt: de getekende urenregistraties (Excel 74 kB). Als u personeelskosten heeft waarbij een medewerker een vast deel van zijn werktijd aan het project heeft gewerkt, dan kunt u een werkgeversverklaring indienen in plaats van urenregistraties.
• Als u personeelskosten heeft gemaakt: de loonstroken en/of verzamelloonstaat van de betreffende medewerkers van de periode waarin aan het project gewerkt is.
• Onderbouwing van de redelijkheid van kosten (marktconformiteit). Denkt u hierbij aan meerdere offertes of taxatierapporten.
• Als u aanbestedingsplichtig bent: het volledige aanbestedingsdossier.
• Documenten waaruit blijkt dat aan de communicatieverplichtingen is voldaan, zoals flyers, nieuwsbrieven, foto’s van een projectbord of verwijzing naar een website.
• Onderbouwing van de afschrijvingen (indien van toepassing).
• Onderbouwing van de netto-inkomsten (indien van toepassing).
• Overige verplichte bijlagen zoals vermeld in de verleningsbeschikking.

Meer informatie over wat u mee moet sturen met uw betaalverzoek vindt u in de checklist bijlagen bij betaalverzoek (PDF 116 kB) of de checklist indienen aanvraag tot vaststelling (PDF 172 kB).

Wilt u weten hoe u uw aanvraag digitaal op Mijn RVO kunt doen? Dat leest u in de instructie indienen aanvraag voor deelbetaling en voortgangsverslag via mijn.rvo.nl (PDF 554 kB) en in de Toelichting indienen betaalverzoek en invulinstructie facturenoverzicht POP3 (PDF 752 kB).