Subsidies rapporteren en vaststellen

Als u subsidie van ons ontvangt, brengt dit ook verplichtingen met zich mee. Is uw project klaar of zijn de activiteiten afgerond? Dan moet u vaak een aanvraag tot het vaststellen van de subsidie indienen. Zo kunnen wij de subsidie definitief vaststellen.

Wat vragen we van u?

De verplichtingen die bij een subsidie horen, staan omschreven in het verleningsbesluit. Naast het indienen van de aanvraag om de subsidie vast te stellen, vragen we soms om een tussentijdse rapportage over de voortgang van een project. Hoe vaak en in welke vorm we een verantwoording verwachten, leest u in het verleningsbesluit.  

Verantwoording

De hoogte van een subsidie bepaalt in de meeste gevallen welke soort verantwoording wij verwachten.  

Hoogte subsidie Inhoudelijke verantwoording Financiële verantwoording
Subsidies tot €25.000 Alleen steekproefsgewijs Alleen steekproefsgewijs
Subsidies vanaf €25.000 tot €125.000 In alle gevallen Alleen steekproefsgewijs
Subsidies vanaf €125.000 In alle gevallen In alle gevallen

Bovenstaand overzicht is een richtlijn en geldt niet altijd. Per subsidie zijn verschillen mogelijk. In het verleningsbesluit staat wat wij van u verwachten.  

Aanvraag tot vaststellen

Staat er in uw verleningsbesluit dat u een aanvraag moet indienen om uw subsidie vast te stellen? Dan verwachten wij deze aanvraag uiterlijk binnen 3 maanden nadat uw project is afgerond. Met de aanvraag stuurt u een inhoudelijk verslag mee en zo nodig ook een financieel verslag. U dient de aanvraag in via het subsidieportaal.

Wij beoordelen de aanvraag. Daarna stellen we de subsidie vast op een bepaald bedrag. Bij de beoordeling telt welke afspraken zijn gemaakt en welke resultaten er zijn behaald. Bij subsidies onder de €25.000 verlenen we de subsidie meestal meteen én stellen we deze vast. U hoeft dan geen aanvraag tot vaststellen in te dienen.

Financiële verklaring

In het verleningsbesluit van uw subsidie staat vermeld of u een financiële verklaring met uw verantwoording moet meesturen. U kunt daar dit model Financiële verklaring (PDF 132 kB) voor gebruiken. 

Accountantsverklaring 

Voor subsidies die voor 1 januari 2012 zijn verleend, is een accountantsverklaring nodig als het subsidiebedrag hoger is dan €25.000. Als de subsidie is verleend na 1 januari 2012 is een accountantsverklaring alleen nodig als het subsidiebedrag hoger is dan €125.000. Lees meer over de eisen van de accountsverklaringen in de accountantsprotocollen van incidentele subsidies (PDF 340 kB) en boekjaar subsidies (PDF 320 KB).

Subsidieportaal

Als we van u een tussentijdse rapportage of een aanvraag tot het vaststellen van de subsidie verwachten, dan dient u deze online in via het subsidieportaal. Volg daarvoor deze stappen:

  • Log in op het subsidieportaal. Onder ‘Mijn subsidies’ vindt u een overzicht van subsidies die aan u zijn verleend
  • Selecteer onder ‘Mijn verleende subsidies’ uw subsidie en kies de actie ‘vaststellen’ of ‘rapporteren.’ U komt in een formulier waarin u uw verantwoording en eventuele bijlagen kunt uploaden
  • Als u na het indienen onder ‘Mijn subsidies’ de naam van uw subsidie aanklikt, vindt u in een detailoverzicht onder ‘historie’ uw verantwoording terug.

Meer informatie