Interview Farlon Hubne

Hoe vond je het stage lopen bij de Provincie Gelderland?

Ik heb een fantastisch afstudeertraject mogen doorlopen bij provincie Gelderland. Ondanks de coronatijd en maatregelen, is er alles aan gedaan om ervoor te zorgen dat ik goed van start kon gaan. Ik ben met open armen ontvangen bij de Facilitaire Dienst (Team Sturing & Control) en voelde mij vanaf het eerste moment thuis in het team en de organisatie. Dit komt grotendeels ook door de interesse en betrokkenheid van de medewerkers bij mijn onderzoek. Daarnaast heb ik alle ruimte en tijd gekregen om een zo goed mogelijk eindproduct op te leveren.

Waarom wilde je graag bij de Provincie Gelderland stage lopen?

Het begon daarna voor mij eigenlijk in corona tijd. We zaten er net middenin. Ik kreeg toen een telefoontje van mijn huidige manager of ik op gesprek wilde komen voor de opdracht. Ik ben erg warm ontvangen. We hebben toen tezamen met 2 andere collega’s informeel de afstudeeropdracht besproken. Tijdens het gesprek merkte ik meteen dat ik mij thuis voelde.

Ik heb in het verleden (3 jaar terug) al een oriënterende stage van 6 weken doorlopen bij provincie Gelderland. Dit is toentertijd zo goed bevallen dat ik richting mijn afstuderen het zeker de moeite waar vond om de provincie te benaderen. Daarnaast wist ik dat de provincie 3 jaar geleden in de transitie zat naar een nieuw kantoor en werkplekconcept. Ik had altijd in mijn hoofd dat ik iets met vastgoed en huisvesting wilde doen. Vanuit mijn opleidingsachtergrond was ik erg benieuwd hoe zich dit in de 3 jaar erna heeft ontwikkeld. Daar was ik heel nieuwsgierig naar. Daarnaast komt het ook deels door mijn tante die al ruim 40 jaar voor de overheid werkt waarvan een groot deel bij de provincie, daar kwam dus vanuit mij de interesse ook vandaan. Ik was benieuwd hoe het is om stage te lopen bij een niet commerciële organisatie. Ik merkte daarin vooral het verschil in de tijd die je kreeg om aan je opdrachten te werken. Bij de provincie heb ik hier voldoende ruimte en tijd voor gekregen.

Het belangrijkste positieve aspect voor mij wat ik terugzag in de afstudeerstage bij de provincie is dat ik op waarde werd geschat en werd gezien als iemand die wat kwam brengen.

Ik had voorafgaand al het idee dat er een gemoedelijke sfeer heerste binnen de provincie. Ook zag ik in dat het een mooie organisatie is, die zich bezig houdt met innovatieve projecten, zoals het nieuwe werken en het nieuwe Huis der Provincie. Daarnaast is het voor mij een organisatie waar relatief veel mogelijk is en zich kenmerkt door een fijne organisatiecultuur. Vandaar dat ik niet lang hoefde na te denken toen ik het stageaanbod kreeg.

Wat maakt het zo leerzaam aan stage lopen bij de Provincie Gelderland?

In zeer brede zin vind ik het interessant dat het een politiek-ambtelijke organisatie betreft. De wisseling van de wacht bij Provinciale Staten kan ook zijn weerslag hebben op het interne en externe beleid en de doelstellingen. De veranderlijke omgeving maakt het interessant en leerzaam. Daarnaast moeten wegen anders bewandeld worden in een politieke organisatie ten opzichte van andere organisaties. Het spel eromheen is erg leerzaam.

Facilitaire Dienstverlening is, in positieve zin, een ietwat vreemde eend in de organisatie. Ik heb zelf de indruk dat de organisatiecultuur hier deels verschilt van de rest van de organisatie. Bij Facilitaire Dienstverlening werken doeners die dagelijks het beste voor de interne- en externe klant willen realiseren. Anderzijds kenmerkt Facilitaire Dienstverlening zich ook door professionele en innovatieve bedrijfsvoering. Die verschillen in werkcultuur ten opzichte van andere afdelingen maken het ook leerzaam en leuk om hier stage te lopen.

Kortom: de diversiteit aan subculturen binnen de algehele organisatiecultuur, maar tegelijkertijd ook weer met iedereen hetzelfde overstijgende doel nastreven maken het een interessante organisatie. Ten opzichte van andere provinciale organisaties is provincie Gelderland op veel fronten innovatief en speelt goed in op diverse trends en ontwikkelingen. Dit maakt het ook leuk als je de mogelijkheid hebt om hieraan bij te dragen.

Hoe ziet de begeleiding eruit bij de Provincie?/Hoe ervaar je het?

De begeleiding is top, gestructureerd en goed doordacht. Bij de organisatie zijn verschillende protocollen/handleidingen aanwezig die helpen bij het vormgeven van een interessante stage en de begeleiding ervan. Daarnaast is het ook fijn dat je op waarde wordt geschat en dus niet wordt gezien als een verplichting/last, maar juist als een toegevoegde waarde die wat komt brengen.

Tijdens mijn stage ben ik gekoppeld aan de systeembeheerder van huisvesting en een beleidsondersteuner/IT-specialist van sturing & control. De collega’s hebben mij rondgeleid en voorgesteld aan de belangrijkste mensen die relevant zijn geweest voor de uitvoering van mijn onderzoek. Daarnaast kon ik altijd uitstekend terecht bij mijn directe stagebegeleider, de andere collega’s van Sturing & Control en Facilitaire Dienstverlening. Ik heb veel kunnen sparren met deze collega’s over mijn onderzoek.

Voor vragen waren er verschillende momenten zoals, koffiemomenten waar ik ook op een informele manier mijn vragen kon stellen. Er werd ook regelmatig gevraagd of ik ergens hulp bij nodig had en er werd tevens aangegeven dat ik ze kon bereiken via de mail, app of telefoon als ik wat wilde weten.

Je wordt bij de provincie niet aan de hand meegenomen en er wordt een bepaalde zelfstandigheid van je verwacht. Dat is een belangrijke randvoorwaarde. Maar als je dat laat zien, dan en is bereid met je mee te denken, om maar een voorbeeld te geven. Dat zou ook een tip vanuit mij zijn aan toekomstige stagiaires om daar alert op te zijn. Het kan je maar zo overkomen dat je mag blijven werken!

Kun je kort vertellen wat jouw werkzaamheden zijn?

Gegeven het feit dat ik in mijn afstudeertraject zat, waren mijn werkzaamheden voornamelijk gericht op mijn onderzoek. Daarnaast was ik wel aanwezig en betrokken bij het weekoverleg van Sturing & Control en huisvesting waar ik ook input mocht leveren voor andere projecten. Daarnaast heb ik veel samengewerkt met diverse partijen binnen bedrijfsvoering, zoals de systeembeheerders van de afdeling informatievoorziening en automatisering en documentaire informatievoorziening. Daarbij heb ik ook veel samengewerkt met mijn eigen team sturing en control van de facilitaire dienst en het team Business Intelligence van de afdeling informatievoorziening en automatisering.

Het team Sturing & Control waar ik bij zit is o.a. bezig met beleidsondersteuning en optimalisatie van de bedrijfsvoering. We werken samen met een team van 5 collega’s. Daar heb ik tijdens mijn stage veel mee samengewerkt. We hadden daarbij wekelijks een overleg, maar er was ook veel ruimte om tussentijds even met elkaar te sparren, even terug naar de tekentafel om dingen aan te passen. De collega’s kwamen uit interesse zelf naar mij toe om mij te helpen of mee te denken. Dat vond ik heel uniek om mee te maken. Dit merkte ik tijdens mijn afstudeeropdracht en nu nog steeds tijdens mijn werk, maar ook organisatie breed. Iedereen staat klaar om de ander verder te helpen. Je hoeft maar aan de bel te trekken en mensen staan meteen klaar voor je. Dit geldt ook voor collega’s die je eigenlijk nog niet eerder hebt gesproken. Je stuurt een mailtje en je krijg meteen een enthousiaste reactie terug dat iemand je graag verder kan/wil helpen.

Wat betreft mijn afstudeeropdracht stond de onderzoeksopdracht (Big Data) al op de planning. In het begin voelde ik me niet helemaal aangesproken tot het onderwerp, maar toen de koppeling kwam tussen mijn opdracht en wat het doet met een kantoor omgeving. Toen dacht ik, nou wordt het interessant en ben ik me verder gaan verdiepen in de wereld achter big data en digitalisering en het datagedreven werken.

Uiteindelijk had ik een hele interessante en uitdagende opdracht waar ik mee aan de slag kon. De opdracht had redelijk hoge prioriteit, dusdanig hoog dat ik nu vanuit mijn functie als beleidsondersteuner/realisator ben gestart met een Plan van Aanpak voor de implementatie van de resultaten uit mijn onderzoek, om het datagedreven werken, verder te implementeren binnen Facilitaire Dienstverlening. De noodzaak en de toegevoegde waarde was voor mij al vroeg duidelijk in het project. Wat mij ook extra motiveerde was de wetenschap dat hier ook echt iets mee gaat gebeuren, het is geen onderzoeksrapport wat in een diepe lade zal verdwijnen. Toentertijd wist ik nog niet dat ik het uiteindelijk zelf zou mogen gaan uitvoeren.

Waar hou jij je tijdens je stage mee bezig?

Ik heb onderzoek verricht naar het in kaart brengen van de toegevoegde waarde van (Big) data als opmaat naar een data gedreven Facilitaire Dienstverlening. Ik heb tijdens dit onderzoek verkend in hoeverre FD kan spreken over Big data en op welke manier dit bij kan dragen aan het optimaliseren van de organisatieprocessen met als hoofddoel een nog betere product- en dienstverlening die aansluit op de behoeften van de interne/externe klanten van provincie Gelderland.

Daarnaast heb ik input geleverd op verschillende beleidsstukken en heb ik bij mogen dragen aan lopende projecten en ontwikkelingen door hierover mee te praten.

Kun je wat vertellen over jouw ontwikkeling die je tot nu toe hebt doorgemaakt?

Ik durf wel te stellen dat ik meer heb geleerd in het afgelopen halfjaar dan in alle jaren daarvoor op mijn opleiding. Wellicht heeft dat ook met mij als persoon te maken dat ik beter gedij in het werkveld, waarbij je bezig bent met echte vraagstukken in plaats van fictieve. Dit heeft mij in ieder geval extra gemotiveerd om zoveel mogelijk te leren van de mensen bij provincie Gelderland. Ik denk ook dat afgelopen jaar mij heeft klaargestoomd om als volwaardige professional aan de slag te kunnen. Dit heb ik ook te danken aan de begeleiding, de ruimte voor eigen ontwikkeling en de mate waarin ik ben betrokken door collega’s bij het werk.

Waarom zou jij andere studenten aanraden om bij de Provincie Gelderland stage te lopen?

Mijns inziens kun je het niet beter treffen met betrekking tot een stageorganisatie. Je krijgt alle ruimte om aan je eigen product te werken, maar ook voldoende gelegenheid om de organisatie te verkennen en aan te sluiten bij projecten en andere teams. Alles kan en mag in goed overleg. Anderzijds is een belangrijke voorwaarde wel dat je om kan gaan met de zelfstandigheid, vrijheid en het vertrouwen dat je toebedeeld krijgt. De belangrijkste overwegingen om hier stage te lopen zijn denk ik de prettige werkcultuur en dat je als stagiair op waarde wordt geschat.

Hoe ben jij uiteindelijk aan de slag gegaan bij de provincie?

Binnen Sturing & Control stond er al een tijdje een vacature uit voor een Beleidsondersteuner/Realisator die team Sturing & Control zou komen versterken. Na circa 2 maanden stage te hebben gelopen werd ik door de teamcoördinator benaderd met de vraag wat mijn plannen waren voor na het afronden van mijn studie en of ik eventueel interesse zou hebben in een functie als Beleidsondersteuner/Realisator. Hier heb ik niet al te lang over na hoeven denken en heb toen vrij vlot bij de coördinator en manager aangegeven graag deze uitdaging aan te willen gaan. Inmiddels werk ik nu met veel plezier in een fantastisch team bij een gave organisatie aan hele mooie projecten!