Medewerker Bureau Reserveringen & Evenementen

Wil jij evenementen in het Huis der Provincie tot in de puntjes regelen? Van draaiboek tot koffie en bloemen zorg jij dat alles klopt. Word het gastvrije aanspreekpunt voor collega’s en bezoekers in Gelderland. Is je interesse gewekt? Lees dan snel verder!

Wat ga je doen?
In deze functie adviseer je interne en externe gebruikers over alles wat te maken heeft met interne vergaderingen evenementen, bijeenkomsten en de producten, diensten en voorzieningen van de afdeling Facilitaire Dienstverlening. Jij zorgt er bovendien voor dat de planning van evenementen en bijeenkomsten in het Huis der Provincie vlekkeloos verloopt. Je werkt op kantoor en bent het aanspreekpunt dat zorgt voor een gastvrije en professionele ervaring voor iedereen.

Daarnaast houd je je bezig met de volgende werkzaamheden:

Plannen en coördineren van evenementen en bijeenkomsten in het Huis der Provincie en het afstemmen van de facilitaire kant met interne en externe partijen.
Beheren van de vergadermodule en opstellen van roosters en activiteitenoverzichten voor het team.
Organiseren van producten, diensten en voorzieningen, zoals catering, bloemen en jubileumactiviteiten, en inschakelen van leveranciers en collega’s waar nodig.
Controleren en verwerken van offertes en facturen en bijhouden van gegevens en overzichten.
Adviseren van interne en externe gebruikers en opstellen van draaiboeken voor vergaderingen, evenementen en ontvangsten.

Wie zijn wij?
Je maakt deel uit van een enthousiast team van 24 professionals die allemaal een grote passie voor hun vak hebben. Samen zorgen we voor vlekkeloze catering en facilitaire ondersteuning tijdens vergaderingen, bijeenkomsten, evenementen en in Het Restaurant. Alles wat we doen, voeren we tot in de puntjes uit, met oog voor kwaliteit en gastvrijheid.

Als ambassadeur van het team ben je continu bezig met het verbeteren en ontwikkelen van processen én mensen. Je bouwt actief aan sterke relaties met zowel medewerkers van de provincie als externe gasten. Daarnaast werk je nauw samen met de je naaste collega’s, maar ook met andere afdelingen, teams en externe leveranciers, om het beste resultaat voor de opdrachtgever te behalen.

Wat bieden wij jou?
Bij provincie Gelderland krijg je de kans om te werken bij een organisatie die zich actief inzet voor jouw ontwikkeling en werkplezier. Voor de functie van medewerker Bureau Reserveringen & Evenementen bieden wij uitstekende arbeidsvoorwaarden, waaronder:

Salaris: Een bruto maandsalaris van minimaal €3.090,- en maximaal €4.338, (salarisschaal 8), afhankelijk van jouw opleiding en ervaring (voor een 36-urige werkweek).
Individueel Keuze Budget (IKB): 22% van je jaarsalaris, inclusief vakantiegeld (8%) en een structurele eindejaarsuitkering (8,3%). Jij hebt de vrijheid om te kiezen: laat je het uitbetalen, koop je extra verlof of gebruik je een deel voor het belastingvrij aflossen van je studieschuld? Zo kun je jouw arbeidsvoorwaarden volledig afstemmen op je persoonlijke wensen en behoeften.
Vakantie en verlof: 4 weken vakantie per jaar, met de mogelijkheid om extra verlof op te bouwen.
Persoonlijk Budget Duurzame Inzetbaarheid (PBDI): €6.000,-. Dit budget kun je inzetten voor jouw ontwikkeling en duurzame inzetbaarheid.
Gezondheidsbudget: €300,- per jaar om jouw vitaliteit te ondersteunen.

De functie is voor de duur van één jaar, met uitzicht op een langdurig dienstverband.

Lees meer over wat wij te bieden hebben als werkgever.

Wie zoeken wij?
Een enthousiaste en gastvrije collega die soepel kan schakelen tussen interne en externe partijen. Je bent flexibel, oplossingsgericht en houdt ervan om een band op te bouwen met gasten en collega’s. Je kunt goed improviseren, organiseren en adviseren, en blijft tegelijkertijd op de hoogte van vernieuwingen en trends binnen de facilitaire dienstverlening en catering.

Verder herken je jezelf in de onderstaande kwaliteiten:

Computervaardig en kan goed werken met digitale systemen en tools.
Heeft ervaring met het organiseren van catering, producten, diensten en voorzieningen.

Waar kom je te werken?
Gelderland, de mooiste provincie van Nederland! Elke dag werken we in de grootste provincie van Nederland samen met 1.500 medewerkers om Gelderland mooi, schoon, welvarend en veilig te houden van en voor ons allemaal. We doen dit met veel inzet, motivatie, kennis en kunde en uiteraard samen met allerlei organisaties en partijen. Samen zoeken we telkens naar nieuwe passende oplossingen voor complexe maatschappelijke opgaven zoals bijvoorbeeld energietransitie, woningbouw, mobiliteit, natuur of milieu. Dit maakt ons werk uitdagend, interessant en zinvol.

Hoe solliciteer je?
Ben jij enthousiast na het lezen van deze vacature? Reageer dan voor 2 april via de sollicitatiebutton. De sollicitatiegesprekken staan gepland 8 april.

Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) maakt onderdeel uit van de sollicitatieprocedure.

Heb je nog vragen?
Neem voor meer informatie over deze vacature contact op met Diana Delsink (teammanager), via 06-52801320 d.delsink@gelderland.nl.

Vragen over je sollicitatie of over het werken bij provincie Gelderland? Neem dan contact op met Lois Werner (recruiter), via 06-52802100 of l.werner@gelderland.nl.

We horen graag van je!

Inclusiviteit en diversiteit vinden we heel belangrijk. We staan voor een inclusieve organisatie, waarin iedereen zich veilig en thuis voelt, ongeacht afkomst, gender, seksuele oriëntatie, religie, leeftijd, sociaaleconomische achtergrond of afstand tot de arbeidsmarkt. Daarom nodigen we iedereen uit om te solliciteren die zich herkent in het bovenstaande vacatureprofiel.

Meer weten over werken bij provincie Gelderland? Bekijk dan onze website:  https://www.gelderland.nl/themas/organisatie/werken-bij-de-provincie

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.