Subsidie aanvragen

U wilt subsidie aanvragen. Welke stappen moet u volgen en wat gebeurt er na het indienen met uw aanvraag?

Subsidieproces

Een subsidieaanvraag begint altijd met een idee, activiteit of project waarvoor u subsidie wilt aanvragen. De aanvraag van een subsidie bestaat meestal uit de volgende stappen:

Infografic met de 7 stappen van het subsidieproces. De uitleg van de stappen is onder de afbeelding beschreven.

Afhankelijk van de subsidie zijn sommige stappen overbodig. Zo stellen we subsidies onder de €25.000 direct vast. U hoeft dan meestal geen rapportage in te dienen. In de brief met het besluit op een subsidieaanvraag staat omschreven wat we van u verwachten. Op deze pagina lichten we de 7 stappen toe.

1: U wilt subsidie voor uw project of activiteit

Als provincie hebben we verschillende subsidies. U kunt op alfabet of op thema zoeken naar een subsidie die bij uw activiteit of project past. Bij elke subsidie hoort een pagina met informatie. Hier vindt u ook een link naar het aanvraagformulier.

2: U bereidt de subsidieaanvraag voor

Wat er precies nodig is om een aanvraag in te dienen, leest u op de pagina over de subsidie. Er zijn bijlagen die we bijna altijd willen ontvangen. Denk aan een projectplan en een begroting. We nemen alleen subsidieaanvragen in behandeling die compleet zijn.

Vooroverleg 

  • Bij sommige subsidieregelingen werkt het goed om een subsidieaanvraag voor te bespreken. Als dit nodig is, staat het bij de subsidie vermeld. U kunt natuurlijk zelf ook contact met ons opnemen, als u wilt overleggen over uw aanvraag. Stel een vraag via het vragenformulier of neem telefonisch contact op via 026 359 99 99.

Maak uw aanvraag in concept 

  • Is het aanvraagformulier beschikbaar, dan kunt u beginnen met het invullen. De link naar het aanvraagformulier vindt u op de pagina over de subsidie. Het is mogelijk om een aanvraag in concept te maken. Als u daarna inlogt in het subsidieportaal, vindt u het concept onder het kopje ‘mijn subsidies’. Vervolgens kunt u uw aanvraag verder invullen. Op deze manier kunt u zien welke vragen we stellen in het aanvraagformulier.

Tip

  • Zet de verplichte bijlagen alvast klaar op uw computer, voordat u begint met het invullen van het digitale formulier.
  • Bijlagen die u bij de aanvraag moet uploaden, mogen maximaal 5 MB zijn. In totaal is het mogelijk om per aanvraagformulier bijlagen met een totale grootte van 50 MB te uploaden. Overschrijdt u dit maximum, dan kunt u de bijlagen mailen naar post@gelderland.nl. Vermeld bij de e-mail het zaaknummer van uw aanvraag, dan kunnen we uw bijlagen toevoegen aan uw dossier. U ontvangt een zaaknummer nadat u het aanvraagformulier heeft verzonden.

3: U dient een aanvraag in

U dient een aanvraag digitaal in via het subsidieportaal. Na het verzenden van het formulier ontvangt u een bevestiging per mail. In het subsidieportaal kunt u uw aanvraag vinden onder het kopje ‘mijn subsidies’.

4: Wij controleren en beoordelen de aanvraag

Volledigheidstoets 

  • Nadat u de subsidieaanvraag heeft ingediend, controleren wij of uw aanvraag volledig is. Zijn alle verplichte bijlagen op tijd binnen gekomen? Zijn alle vereiste stukken ingeleverd? Dit is de volledigheidstoets. Ontbreekt er informatie? Dan nemen wij telefonisch of per e-mail contact met u op. U krijgt dan nog 2 weken extra tijd om ontbrekende informatie aan te leveren.
  • In bijzondere omstandigheden kan deze periode ook langer zijn. We nemen uw aanvraag pas echt in behandeling als we alle bijlagen, die meetellen voor de volledigheidstoets, hebben ontvangen. Bij een tenderregeling gelden andere regels. Deze vindt u terug in de subsidie.

Inhoudelijke beoordeling 

  • Als de aanvraag aan alle voorwaarden voldoet, kijken wij er naar de inhoud. De tijd die hiervoor staat, varieert van maximaal 13 weken tot maximaal 22 weken. Die 22 weken tijd geldt voor aanvragen die naar een externe adviescommissie gaan. U vindt de informatie over de eisen en de termijnen terug in de subsidie.

5: Wij sturen u ons besluit op de subsidieaanvraag

Na het beoordelen nemen wij een besluit over de subsidieaanvraag. Hierover ontvangt u een brief. Hierin staat of u de subsidie wel of niet krijgt. Bij een afwijzing krijgt u een afwijzingsbeschikking. Hierin staat de reden van de afwijzing. Krijgt u wel subsidie? Dan krijgt u een verleningsbeschikking. Hierin staat:

  • voor welke activiteiten wij de subsidie verlenen
  • de hoogte van het bedrag dat u ontvangt
  • aan welke verplichtingen u moet voldoen.

6: U voert uw project uit en meldt eventuele veranderingen

Als er nadat u subsidie heeft aangevraagd iets verandert in uw project, dan moet u dit bij ons melden. Denk bijvoorbeeld aan:

  • wijziging van de activiteiten
  • wijziging van de looptijd
  • wijziging in de (niet-)subsidiabele kosten
  • wijziging in de financiering
  • wijziging van de rechtspersoon.

Op de pagina Veranderingen melden leest u hoe u wijzigingen kunt doorgeven via ons subsidieportaal. Bij sommige subsidies verwachten wij tussentijds een voortgangsrapportage. Dit staat altijd in de verleningsbeschikking vermeld. Op de pagina Rapporteren en vaststellen leest u hoe u een rapportage kunt indienen.

7: U laat de subsidie vaststellen

Is het project klaar of zijn de activiteiten afgerond? Dan moet u vaak een aanvraag tot vaststelling van de subsidie indienen. Zo kunnen wij de subsidie definitief vaststellen. Als dit voor uw subsidie geldt, staat dit in de verleningsbeschikking. Op de pagina Rapporteren en vaststellen leest u hier meer over.

Als een subsidie bij de verlening direct is vastgesteld, dan is een aanvraag tot vaststelling na afloop niet nodig.

Let op

  • U moet er zelf voor zorgen dat de subsidie vastgesteld wordt. Dient u te laat een aanvraag tot het vaststellen van de subsidie in, dan kan dit gevolgen hebben voor de hoogte van uw subsidie.
  • Een aanvraag tot het vaststellen van de subsidie moet uiterlijk binnen 3 maanden na de einddatum van een project bij ons binnen zijn. Met de aanvraag tot het vaststellen van de subsidie stuurt u een inhoudelijk verslag of een inhoudelijk en financieel verslag mee. In het verleningsbesluit staat welke inhoud wij in deze verslagen van u verwachten.