Subsidie aanvragen

U wilt subsidie aanvragen. Welke stappen moet u volgen en wat gebeurt er na het indienen met uw aanvraag?

Subsidieproces

Een subsidieaanvraag begint altijd met een idee, activiteit of project waarvoor u subsidie wilt aanvragen. De aanvraag van een subsidie bestaat meestal uit de volgende stappen:

Infografic met de 7 stappen van het subsidieproces. De uitleg van de stappen is onder de afbeelding beschreven.

Afhankelijk van de subsidie zijn sommige stappen overbodig. Zo stellen we subsidies onder de € 25.000 direct vast. U hoeft dan meestal geen rapportage in te dienen. In de brief met het besluit op een subsidieaanvraag staat omschreven wat we van u verwachten. Op deze pagina lichten we de 7 stappen toe. Onze algemene subsidieverordening is hiervoor de basis.

1: U wilt subsidie voor uw project of activiteit

Als provincie hebben we verschillende subsidies. U kunt op alfabet of op thema zoeken naar een subsidie die bij uw activiteit of project past. Bij elke subsidie hoort een pagina met informatie. Hier vindt u ook een link naar het aanvraagformulier.

2: U bereidt de subsidieaanvraag voor

Wat er precies nodig is om een aanvraag in te dienen, leest u op de pagina over de subsidie. Er zijn bijlagen die we bijna altijd willen ontvangen. Denk aan een projectplan en een begroting. We nemen alleen subsidieaanvragen in behandeling die compleet zijn.

Vooroverleg 

  • Bij sommige subsidieregelingen werkt het goed om een subsidieaanvraag voor te bespreken. Als dit nodig is, staat het bij de subsidie vermeld. U kunt natuurlijk zelf ook contact met ons opnemen, als u wilt overleggen over uw aanvraag. Stel een vraag via het vragenformulier of neem telefonisch contact op via 026 359 99 99.

Maak uw aanvraag in concept 

  • Is het aanvraagformulier beschikbaar, dan kunt u beginnen met het invullen. De link naar het aanvraagformulier vindt u op de pagina over de subsidie. Het is mogelijk om een aanvraag in concept te maken. Als u daarna inlogt in het subsidieportaal, vindt u het concept onder het kopje ‘mijn subsidies’. Vervolgens kunt u uw aanvraag verder invullen. Op deze manier kunt u zien welke vragen we stellen in het aanvraagformulier.

Tip

  • Zet de verplichte bijlagen alvast klaar op uw computer, voordat u begint met het invullen van het digitale formulier.
  • Bijlagen die u bij de aanvraag moet uploaden mogen bij elkaar in totaal maximaal 100 MB zijn. Overschrijdt u dit maximum, dan kunt u de bijlagen mailen naar post@gelderland.nl. Vermeld bij de e-mail het zaaknummer van uw aanvraag, dan kunnen we uw bijlagen toevoegen aan uw dossier. U ontvangt een zaaknummer nadat u het aanvraagformulier heeft verzonden.

Let op

  • De gegevens die u in het aanvraagformulier invult, slaat u automatisch op als u naar een volgende pagina gaat. Dit doet u als u op de knop ‘een volgende stap’  klikt. Als u in het formulier op de knop ‘verder’ klikt, blijft u binnen 1 pagina en worden uw gegevens nog niet opgeslagen. 
  • Bent u langer dan 15 minuten niet actief in het formulier? Dan gaan nog niet opgeslagen gegevens verloren.

3: U dient een aanvraag in

U dient een aanvraag digitaal in via het subsidieportaal. Na het verzenden van het formulier ontvangt u een bevestiging per mail. In het subsidieportaal kunt u uw aanvraag vinden onder het kopje ‘mijn subsidies’.

4: Wij controleren en beoordelen de aanvraag

Volledigheidstoets

  • Nadat wij uw subsidieaanvraag hebben ontvangen, beoordelen wij eerst de volledigheid van de aanvraag en daarna de inhoud. De tijd die hiervoor staat vanaf het moment van indienen is maximaal 13 weken (dit is de beslistermijn). Als blijkt dat uw aanvraag niet volledig is, dan vragen wij u om ontbrekende informatie aan te vullen binnen een bepaalde termijn, bijvoorbeeld twee weken. De beslistermijn wordt op dat moment even op pauze gezet en gaat weer in als de onvolledige informatie is aangevuld.
  • Voor sommige subsidieregelingen is de beslistermijn 22 weken. Dit geldt voor aanvragen die naar een externe commissie gaan, bijvoorbeeld bij een tenderregeling.
  • We nemen uw aanvraag pas echt in behandeling als we alle bijlagen, die meetellen voor de volledigheidstoets, hebben ontvangen.

Inhoudelijke beoordeling 

  • Als de aanvraag volledig is, kijken wij naar de inhoud. Voldoet die aan de voorwaarden die in de subsidieregeling zijn bepaald? U vindt de informatie over de voorwaarden en de behandelingstermijnen terug op de subsidiepagina over een regeling. 

Wet Bibob

  • De provincie kan een onderzoek starten op basis van de Wet Bevordering Integriteitsbeoordelingen door het Openbaar Bestuur (Wet Bibob). Deze wet geeft de overheid de mogelijkheid om zich te beschermen tegen het ongewenst en onbewust faciliteren van criminele activiteiten. Wij wijzen u in dit kader op de Beleidsregels voor de toepassing van de Wet Bibob.
  • Blijkt uit het onderzoek dat de subsidieaanvrager geen integere partij is? Dan kunnen we besluiten geen subsidie te verlenen of een al verleende subsidie in te trekken.

5: Wij sturen u ons besluit op de subsidieaanvraag

Na het beoordelen nemen wij een besluit over de subsidieaanvraag. Hierover ontvangt u een brief. Hierin staat of u de subsidie wel of niet krijgt. Bij een afwijzing krijgt u een afwijzingsbeschikking. Hierin staat de reden van de afwijzing. Krijgt u wel subsidie? Dan krijgt u een verleningsbeschikking. Hierin staat:

  • voor welke activiteiten wij de subsidie verlenen,
  • de hoogte van het bedrag dat u ontvangt,
  • aan welke verplichtingen u moet voldoen.

6: U voert uw project uit en meldt eventuele veranderingen

Als er nadat u subsidie heeft aangevraagd iets verandert in uw project, dan moet u dit bij ons melden. Denk bijvoorbeeld aan:

  • wijziging van de activiteiten,
  • wijziging van de looptijd,
  • wijziging in de (niet-)subsidiabele kosten,
  • wijziging in de financiering,
  • wijziging van de rechtspersoon.

Op de pagina Veranderingen melden leest u hoe u wijzigingen kunt doorgeven via ons subsidieportaal. Bij sommige subsidies verwachten wij tussentijds een voortgangsrapportage. Dit staat altijd in de verleningsbeschikking vermeld. Op de pagina Rapporteren en vaststellen leest u hoe u een rapportage kunt indienen.

7: U laat de subsidie vaststellen

Is het project klaar of zijn de activiteiten afgerond? Dan moet u vaak een aanvraag tot vaststelling van de subsidie indienen. Zo kunnen wij de subsidie definitief vaststellen. Als dit voor uw subsidie geldt, staat dit in de verleningsbeschikking. Op de pagina Rapporteren en vaststellen leest u hier meer over.

Als een subsidie bij de verlening direct is vastgesteld, dan is een aanvraag tot vaststelling na afloop niet nodig.

Let op

  • U moet er zelf voor zorgen dat de subsidie vastgesteld wordt. Dient u te laat een aanvraag tot het vaststellen van de subsidie in, dan kan dit gevolgen hebben voor de hoogte van uw subsidie.
  • Een aanvraag tot het vaststellen van de subsidie moet uiterlijk binnen 3 maanden na de einddatum van een project bij ons binnen zijn. Met de aanvraag tot het vaststellen van de subsidie stuurt u een inhoudelijk verslag of een inhoudelijk en financieel verslag mee. In het verleningsbesluit staat welke inhoud wij in deze verslagen van u verwachten.