Informatie van Ministerie BZK over besluitvorming tijdens coronacrisis

17-3-2020

Het Ministerie van BZK heeft een handreiking gegeven over hoe om te gaan met het besluitvormingsproces tijdens de coronacrisis. Onderstaande tekst is op deze handreiking gebaseerd. De griffie heeft de tekst aangepast met de juiste terminologie en juridische verwijzigen voor Provinciale Staten.

Algemeen

Voorop staat dat een ieder, en dus ook decentrale overheden (gemeenten, provincies en waterschappen), zich heeft te houden aan de (laatste) maatregelen van de regering en de (laatste) richtlijnen van het RIVM.

Indien een vergadering niet strikt noodzakelijk is, kan deze worden uitgesteld. Dit is de eigen verantwoordelijkheid van iedere decentrale overheid, maar het verdient sterk aanbeveling dat gegeven de omstandigheden grote terughoudendheid wordt betracht voor het beleggen van vergaderingen. Als criterium kan daarbij worden aangehouden of besluitvorming strikt noodzakelijk is, zo niet dan kan de vergadering worden uitgesteld. Gaat het enkel om beraadslaging, dus vergadering zonder formele besluitvorming, dan is er sowieso geen noodzaak om fysiek bijeen te komen, maar kan desgewenst gebruik worden gemaakt van andere manieren van overleg, bijvoorbeeld digitaal. Indien een fysieke vergadering ten behoeve van besluitvorming onvermijdelijk is, verdient het aanbeveling dat qua opzet voor een zo kort mogelijke duur van deze besluitvormende vergaderingen wordt gekozen.

Gelet op de vermoedelijk beperkte duur van de huidige situatie, dient voorts een scherp onderscheid gemaakt te worden tussen besluitvorming die niet uitgesteld kan worden, bijvoorbeeld omdat deze ziet op de aanpak van de huidige situatie, en besluitvorming die uitgesteld kan worden omdat die geen noodzakelijk karakter kent.

Statenvergaderingen

De commissaris van de Koning is voorzitter van Provinciale Staten. Bij verhindering of ontstentenis van de cvdK, wordt hij wat betreft het voorzitten van de PS vervangen door de plaatsvervangend voorzitter. De griffier (of degene die hem vervangt) is aanwezig in de Statenvergaderingen.

Openbaarheid Statenvergaderingen

Statenvergaderingen zijn in beginsel openbaar. Onder de huidige omstandigheden is het niet verantwoord publiek toe te laten; met een beroep op artikel 23 Provinciewet kunnen de deuren worden gesloten. Om toch in het openbaar te kunnen vergaderen, dienen de vergaderingen (live) te worden uitgezonden via internet en/of tv. Als dat om technische redenen ook niet mogelijk is, is sprake van een besloten vergadering. Artikel 24 Provinciewet somt limitatief op over welke zaken in een besloten vergadering niet kan worden beraadslaagd of besloten.

Het quorum voor vergadering respectievelijk besluitvorming blijft luiden zoals dat ingevolge de Provinciewet luidt; houd hier dus rekening mee indien om continuïteitsredenen wordt besloten om niet in voltallige samenstelling bijeen te komen.

Vergaderquorum

De oproep tot de Statenvergadering gaat zoals altijd van de cvdK uit. Om de Statenvergadering te kunnen openen, moet meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig zijn. Indien dat aantal niet wordt gehaald, kan de vergadering geen doorgang vinden en belegt de cvdK een nieuwe vergadering. Om die nieuwe vergadering te kunnen openen, is het quorum van meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden niet van toepassing. In die vergadering mag dan echter slechts beraadslaagd en besloten worden over de onderwerpen die voor de eerste vergadering geagendeerd stonden. Voor alle andere, nieuw geagendeerde onderwerpen, mogen de Staten in deze nieuwe vergadering slechts beraadslagen en besluiten indien alsnog aan het quorum van meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden is voldaan. Zie ook artikel 20 Provinciewet.

Statenleden stemmen zonder last. Een stem is niet overdraagbaar. Geen enkel Statenlid kan dan ook namens een afwezig Statenlid zijn stem uitbrengen.

Stemmingsquorum

Voor een geldige stemming is vereist dat meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden daaraan heeft deelgenomen (en zij zich niet o.g.v. artikel 28 Provinciewet van stemming hebben te onthouden). Dit zogenaamde stemmingsquorum geldt niet voor de o.g.v. artikel 20, tweede lid, Provinciewet opnieuw belegde vergaderingen. In een dergelijke opnieuw belegde vergadering mogen door minder dan de helft van het aantal zitting hebbende leden besluiten worden genomen, voor zover het de onderwerpen uit de eerste vergadering betreft, die niet geopend kon worden. Voor alle andere, nieuw geagendeerde onderwerpen, geldt het normale stemmingsquorum van meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden. Zie ook artikel 29 Provinciewet. Het uitbrengen van een schriftelijke stem in de zin van artikel 30, tweede lid, van de Provinciewet kan slechts in een fysieke vergadering. Indien over een voorstel geen stemming wordt gevraagd, is het aangenomen, aldus artikel 32, derde lid, van de Provinciewet.

Digitale besluitvorming niet mogelijk

Digitale besluitvorming in de zin van stemmen op afstand is wettelijk gezien niet mogelijk.De Provinciewet gaat uit van besluitvorming in een fysieke Statenvergadering. Digitale beraadslaging is echter wel toegestaan. Het is voorstelbaar dat in een digitale beraadslaging wordt nagegaan of er behoefte is aan stemming. Indien over een voorstel geen stemming wordt gevraagd, is het aangenomen, aldus artikel 32, derde lid, van de Provinciewet. Indien ten minste één Statenlid wel om stemming verzoekt, dient de stemming te worden uitgesteld tot de eerstvolgende fysieke Statenvergadering.