Digitaal vergaderen: mogelijkheden van MS Teams en Pexip

19-5-2020

Wie had begin dit jaar durven voorspellen dat wij nu massaal aan het digitaal vergaderen zouden zijn? Natuurlijk zouden we allemaal liever elkaar fysiek ontmoeten maar het blijkt geen slecht alternatief. En op deze manier kunnen we belangrijke besluitvorming toch door laten gaan. 

De provincie heeft als organisatie gekozen om te werken met MS Teams, de samenwerkingsapplicatie van Microsoft. Vooralsnog alleen om mee te video-vergaderen: Presidium, Agendacommissie, fractieoverleggen en binnenkort beeldvormende sessies. Dat betekent dat alle Statenleden en fractievolgers de app op hun provinciale apparaat hebben. (Ook alle ambtenaren hebben MS Teams maar zij zitten in een andere omgeving.)

Met je collega-Statenleden kun je dus vrij gemakkelijk videobellen: je stuurt eenvoudig een afspraak (“nieuwe Teams-vergadering”) via Outlook. Alle geadresseerden krijgen dan een link in hun agenda waarmee ze kunnen deelnemen. Als ze zelf de applicatie niet hebben geïnstalleerd kunnen ze via de browser meedoen, dus op deze manier kun je ook iemand toevoegen van buiten je eigen omgeving.

Sinds kort krijg je in Teams, net als in sommige andere applicaties meer vergadergenoten in beeld dan voorheen. Maximaal 9 personen; als dit niet het geval is, dan kan dat veroorzaakt worden door een minder stabiele internetverbinding.

Vanaf 3 juni zullen we ook beeldvormende bijeenkomsten gaan organiseren in Teams. Omdat deze niet live uitgezonden worden, kunnen ook fractieleden die niet de woordvoerder zijn hierbij in Teams aanwezig zijn. Het verzoek is wel om in dat geval alleen te luisteren, je camera en microfoon uit te zetten en ook niet te chatten, zodat we de chat kunnen blijven gebruiken voor de vergaderorde. Bijvoorbeeld voor het aanvragen van een interruptie; dat is wel zo overzichtelijk voor de voorzitter.

Voor de PS-vergaderingen en oordeelsvormende bijeenkomsten gebruiken we Pexip, de applicatie van onze leverancier van Statenlive. Er is gevraagd of het logo van dit bedrijf verwijderd kan worden uit de live-uitzending, dat blijkt niet mogelijk.

Het gebeurt nogal eens dat in de chat van Pexip de melding verschijnt dat iemand ‘left’ of ‘joined’. Vaak zelfs vlak achter elkaar. De oorzaak is meestal een niet optimale WiFi-verbinding. We benadrukken nogmaals het belang van goede faciliteiten: zorg voor een goede verbinding (bekabeld internet, of een werkplek in de buurt van uw modem), en voor een deugdelijke headset.